Datenschutzinformationen für die Benutzung der Webanwendung und App „USG-Online“ des Bundesamtes für das Personalmanagement der Bundeswehr (BAPersBw)

Stand 12.05.2025

Wir, das Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr, nehmen den Schutz der personenbezogenen Daten sehr ernst. Nachfolgend möchten wir Sie darüber informieren, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Rechte Ihnen im Zusammenhang mit Ihren personenbezogenen Daten zustehen.

  1. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und ist der Datenschutzbeauftragte erreichbar?

    Die datenschutzrechtliche Verantwortung trägt der Leiter der Dienststelle:

    Kontaktdaten des Verantwortlichen

    Präsidentin des Bundesamtes für das Personalmanagement der Bundeswehr
    Militärringstraße 1000
    50737 Köln
    Telefon: +49 221 9571 5054
    E-Mail: bapersbweingang@bundeswehr.org

    Bei Fragen, Anregungen oder Beschwerden sind wir unter den o.g. Kontaktdaten zu erreichen.

    Unser/e Datenschutzbeauftragte/r ist wie folgt erreichbar:

    Beauftragte/-r für den Datenschutz in der Bundeswehr
    Bundesministerium der Verteidigung
    BfDBw
    Fontainengraben 150
    53123 Bonn
    E-Mail: BfDBw@bundeswehr.org

  2. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet und woher stammen die Daten?

    Wir verarbeiten die Daten, die Sie uns im Rahmen des Antrags auf Reservistenunterhaltes angegeben haben. Dies sind zunächst Ihre Authentifizierungsdaten zur Anmeldung in der Anwendung, Ihre Stammdaten und persönlichen Identifikationsdaten sowie Ihre Finanz- und Sozialdaten deren Angaben wir zur Berechnung des Unterhalts sowie zur Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen benötigen.

    Zudem werden von uns die Daten erfasst, die bei der Verwendung der App oder durch den Besuch der Website durch Ihren Browser an uns übermittelt werden. Im Einzelnen sind dies die folgenden Daten:

    IP-Adresse
    Datum und Uhrzeit
    HTTP-Methode (z.B. GET/POST)
    Ressource die abgerufen wurde (URL)
    HTTP-Protokollversion
    Meldung, ob der Zugriff erfolgreich war (HTTP-Statuscode)
    Übertragene Datenmenge
    Referrer-URLUniform Resource Locator (verweisende Website/Adresse)
    Browser (mitgesendeter User-Agent, meist Browsertyp, -version und -sprache, Betriebssystem, Gerätetyp, -modell und -marke)
    Aufruf aus dem Internet oder Intranet
    aufrufendes Protokoll (https/http)

  3. Für welche Zwecke werden die Daten verarbeitet und aufgrund welcher Rechtsgrundlage ist dies erlaubt?

    Bei der Festlegung, welche konkreten Regelungen einschlägig sind, muss immer auf die Art der personenbezogenen Daten und den konkreten Verarbeitungszweck abgestellt werden. Es werden die personenbezogenen Daten zur Bearbeitung des Antrags auf USG-Leistungen sowie zur Erfüllung diverser Rechtspflichten, die sich in diesem Zusammenhang gesetzlich ergeben, erhoben und verarbeitet. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist daher Art. 6 Abs.1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Spezialvorschrift:

    Nach § 26 USG haben Reservistendienst Leistende, die Leistungen nach dem USG beantragen, Einkommen anzugeben, welches sie für die Zeit des Reservistendienstes erhalten (würden). Empfängerinnen und Empfänger von Leistungen nach dem USG haben dem BAPersBw VII 3.2 unverzüglich jede Änderung der tatsächlichen oder rechtlichen Verhältnisse mitzuteilen, die der Leistungserbringung zugrunde liegen.

    Aufgrund des Dritten Abschnitts Sozialgesetzbuch (SGB) Viertes Buch (IV) i.V.m. der Verordnung über die Erfassung und Übermittlung von Daten für die Träger der Sozialversicherung (Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung - DEÜV) und § 192 SGB VI besteht für das VII 3.2 Zeiträume, in denen Personen nach § 3 S. 1 Nr. 2 und 2a SGB VI rentenversicherungspflichtig sind, sowie Beginn und Ende des Wehrdienstes der Deutschen Rentenversicherung Bund zu melden. Der Meldeweg erstreckt sich von BAPersBw VII 3.2 (Datenpflege) über BAPersBw I 4 Hauptprozess Personal) und das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) G 3.2 zu melden.

    Nach § 32b EStG ist das BAPersBw PA 1.2 verpflichtet, neben den nach § 93c AO erforderlichen Angaben die Daten über die im Kalenderjahr gewährten Leistungen sowie die Dauer des Leistungszeitraums an die Finanzbehörden zu übermitteln. Ferner teilt BAPersBw PA 1.2 gemäß § 93a AO i.V.m. der Verordnung über Mitteilungen an die Finanzbehörden durch andere Behörden und öffentlich-rechtliche Rundfunkanstalten (Mitteilungsverordnung - MV) den Finanzbehörden die Zahlungen nach § 7 USG (Leistungen an Selbständige) mit; es sei denn die geleisteten Zahlungen an denselben Empfänger betragen weniger als 1.500 EUR im Kalenderjahr.

  4. An welche Kategorien von Empfängern werden die personenbezogenen Daten übermittelt?

    1. Wir behandeln die verarbeiteten Daten vertraulich. Innerhalb des Bundesamt für das Personalmanagement der Bundeswehr erhalten nur die Organisationseinheiten und das Personal Zugriff auf die personenbezogenen Daten, bei denen dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist. Auf Ihre personenbezogenen Daten haben demzufolge nur die Personen der Organisationseinheit BAPersBw VII 3.2 Zugriff, die diesen zur Aufgabenerfüllung zwingend benötigen.
    2. Außerdem bedienen wir uns zur Erfüllung unserer Pflichten und Aufgaben der Hilfe der BWI GmbH als IT-Dienstleister. Der Datenverarbeitung durch den IT-Dienstleister liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zugrunde, der diesen verpflichtet, die geltenden Datenschutzbestimmungen einzuhalten und die Daten ausschließlich nach unserer Weisung zu verarbeiten.
    3. Ferner werden die Daten zur Erfüllung von Meldepflichten gegenüber der Deutschen Rentenversicherung Bund über einen gemeinsamen Zugriff auf das Personalwirtschaftssystem der Bundeswehr (PersWiSysBw) durch BAPersBw VII 3.2, BAPersBw I 4 (Hauptprozess Personal) und das Bundesamt für Ausrüstung, Informationstechnik und Nutzung der Bundeswehr (BAAINBw) G 3.2 verarbeitet und weitergegeben.
    4. Des Weiteren werden im Rahmen des Berichtswesen Daten zur statistischen Auswertung an das BMVg gesendet. Die Daten werden jedoch vorher vollständig anonymisiert, sodass sich ein Personenbezug nicht mehr herstellen lässt.
    5. Darüber hinaus werden die Daten von uns, BAPersBw I 4 (Hauptprozess Personal) und BAAINBw G 3.2 zur Erfüllung von steuerrechtlichen Meldepflichten an die zuständigen Finanzbehörden weitergeleitet.
    6. Gegebenenfalls werden Daten für eine aufgrund Ihres Vorbringens erforderlich erachtete Dienstaufsichtsmaßnahme weiterverwendet.
    7. Im Rahmen von gerichtlichen Disziplinarverfahren und zur Einleitung solcher können Ihre personenbezogenen Daten an die Wehrdisziplinaranwaltschaft weitergeleitet werden.
  5. Werden die Daten auch an Empfänger in Staaten außerhalb des Geltungsbereichs der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung?

    Ihre Daten werden nicht ins Ausland übermittelt, sondern ausschließlich an Empfänger innerhalb des räumlichen Geltungsbereich der DSGVO übermittelt, sodass stets ein ausreichend hohes Datenschutzniveau gewährleistet ist.

  6. Wie steht es um die Sicherheit der Daten?

    Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach dem derzeitigen Stand der Technik ein, um die uns zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten vor zufälliger oder vorsätzlicher Manipulation, Verlust, Zerstörung oder dem Zugriff unberechtigter Personen zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

  7. Sind Sie zur Bereitstellung der Daten verpflichtet und welche Folgen hat eine Nichtbereitstellung der Daten für Sie?

    Nach § 26 USG haben Reservistendienst-Leistende, die Leistungen nach dem USG beantragen, Einkommen anzugeben, welches sie für die Zeit des Reservistendienstes erhalten (würden). Empfängerinnen und Empfänger von Leistungen nach dem USG haben BAPersBw VII 3.2 unverzüglich jede Änderung der tatsächlichen oder rechtlichen Verhältnisse mitzuteilen, die der Leistungserbringung zugrunde liegen.

    Kommen Antragsteller sowie Leistungsempfänger ihren Mitwirkungspflichten nach dem USG oder nach dem VwVfG nicht nach und wird hierdurch die Aufklärung des Sachverhalts erheblich erschwert, so kann gemäß § 27 USG die Leistung ohne weitere Ermittlungen bis zur Nachholung der Mitwirkung versagt oder entzogen werden. Dies gilt entsprechend, wenn die Aufklärung in anderer Weise absichtlich erheblich erschwert wird. Nach § 30 USG handelt ordnungswidrig, wer vorsätzlich oder fahrlässig entgegen § 26 Abs. 1 USG eine Angabe nicht richtig oder nicht vollständig macht, entgegen § 26 Abs. 2 USG eine Mitteilung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig macht, oder entgegen § 26 Abs. 3 USG eine Auskunft nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erteilt. Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu dreitausend Euro geahndet werden.

  8. Wie lange werden die personenbezogenen Daten gespeichert?

    Wir verarbeiten und speichern Ihre Daten so lange, bis die unter Ziff. 2 und Ziff. 3 beschriebenen Zwecke erreicht sind und wir keiner Rechtspflicht zur Aufbewahrung der personenbezogenen Daten mehr unterliegen. Anschließend werden die erhobenen Daten nach Maßgabe eines dezidierten Löschkonzeptes gelöscht.
    Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und unter Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes zu vernichten. Wann die Aufbewahrungsfrist abläuft, hängt davon ab, um welche Art von Akte es sich handelt:
    Die Aufbewahrungsfrist für die Personal-Teilakte Unterhaltssicherung beträgt grundsätzlich fünf Jahre. Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für das letztmalig eine Leistung festgesetzt wurde oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist. Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.
    Rechtsbehelfsakten sind bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt jedoch mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Rechtsbehelfsverfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar geworden ist.
    Für Schriftgut in Bußgeldverfahren gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, jedoch nicht vor Erlöschen der festgesetzten Geldbuße oder Kosten des Verfahrens.
    Die elektronisch gespeicherten Daten werden analog dieser Regelungen gelöscht.

  9. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

    In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen folgende Rechte zu:
    • Nach Art. 15 DSGVO haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten unter Beachtung der Einschränkung des § 34 BDSG.
    • Nach Art. 16 DSGVO haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu Ihrer Person.
    • Nach Art. 17 DSGVO haben Sie das Recht auf Löschung personenbezogener Daten zu Ihrer Person unter Beachtung der Einschränkungen des § 35 BDSG.
    • Nach Art. 18 DSGVO haben Sie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung.
    • Nach Art. 21 DSGVO haben Sie das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.

  10. Haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde?

    Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, können Sie sich gemäß Art. 77 DSGVO jederzeit mit einer Beschwerde an die Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) als zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Dies gilt unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe. Die BfDI geht der Beschwerde nach und unterrichtet Sie als Betroffenen über das Ergebnis.

    Die/der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
    Graurheindorfer Str. 153
    53117 Bonn
    E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

  11. Wird anhand der Daten eine automatisierte Entscheidungsfindung durchgeführt?

    Nein, eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

  12. Verwendung von Cookies und Trackingtechnologien.

    Für die Anmeldung in der Anwendung USG-Online ist die Verwendung von sogenannten Session-Cookies zwingend erforderlich. Diese Cookies werden bei der Anmeldung durch den Browser erzeugt und auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert. Nach erfolgreicher Anmeldung werden diese Cookies wieder gelöscht.

    USG-Online verwendet keine Trackingtechnologien, um das Nutzerverhalten in der Anwendung zu verfolgen, zu speichern und/oder auszuwerten.

  13. Können diese Informationen geändert werden und wenn ja, wie erfahren Sie davon?

    Da unsere Datenverarbeitung Änderungen unterliegt, werden wir auch unsere Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit anpassen. Änderungen unserer Datenschutzbestimmungen veröffentlichen wir an dieser Stelle.

  14.  Wie funktioniert die Zwei-Faktor-Authentifizierung?

    Um Ihre Daten bestmöglich zu schützen, ist die Anmeldung mit einem 2. Faktor erforderlich. Hierfür benötigen Sie eine zusätzliche sog. Authentifizierungsapp. Zur Verfügung stehen Ihnen z.B. der „Google Authenticator“ oder der „FreeOTP Authenticator“. Diese Anwendungen können Sie kostenlos in Ihrem Google Play Store / App Store herunterladen. Um Ihren USG-Online-Account mit der von Ihnen gewählten Authentifizierungsapp zu verknüpfen, scannen Sie den bei der Erstanmeldung angezeigten QR-Code oder geben Sie den Code manuell in der Authentifizierungsapp ein. Um den QR-Code zur manuellen Eingabe anzuzeigen, klicken Sie bitte auf den unter dem QR-Code angezeigten Link. Nach dem Scannen des QR-Codes bzw. manueller Erstellung des USG-Online Antragstellerkontos in Ihrer gewählten Authentifizierungsapp und anschließender Eingabe des 6-stelligen Codes in das Eingabefeld One-Time-Code in USG-Online, ist die Verknüpfung erfolgreich hergestellt. Für zukünftige Anmeldeversuche werden Sie fortan zur Legitimation über die von ihnen gewählten Authentifizierungsapp aufgefordert. 

    Sollten Sie, z.B. aufgrund eines Gerätewechsels, Neuinstallation o.ä., einen neuen QR-Code zur erneuten Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung benötigen, teilen Sie uns hierzu bitte Ihre Personalnummer (Reserve) und Ihre vollständige Anschrift zwecks Datenabgleich mit dem Personalwirtschaftssystem der Bundeswehr mit. Die Übermittlung dieser Daten kann sowohl telefonisch (Hotline 0211/65043-245), als auch per e-Mail (usg@bundeswehr.org) erfolgen.